Privacybeleid

Deze privacy policy gaat uit van:

uMoveFit human development BV
Bohemen 2
9260 Wichelen

Ondernemingsnummer: 1006.968.084
Btw-nummer: BE1006.968.084
RPR: Gent (afdeling Dendermonde)

Hierna: ‘uMoveFit’

E-mail: info@umovefit.com
Website: www.umovefit.com

UMoveFit verzamelt persoonsgegevens die UMoveFit voor eigen doelstellingen en met eigen middelen gaat verwerken.

Deze privacy policy gaat dus uit van UMoveFit in haar hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke en is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens via de website www.umovefit.be en op de samenwerking met haar klanten en leveranciers.

UMoveFit zal uw persoonsgegevens, zijnde informatie waarmee u als persoon geïdentificeerd kan worden, met grote zorg behandelen, de passende maatregelen nemen om misbruik, verlies, vernietiging, beschadiging, onbevoegde toegang en ongewenste openbaarmaking, ongeoorloofde wijziging, dan wel andere onrechtmatige verwerking tegen te gaan.

UMoveFit verwerkt uw gegevens met respect voor de basisprincipes van de toepasselijke wetgeving met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens zoals rechtmatigheid, behoorlijkheid en transparantie, doelbinding, minimale gegevensverwerking, juistheid, opslagbeperking, integriteit en vertrouwelijkheid.

UMoveFit wenst u door middel van deze privacy policy in te lichten over:

• Welke en op welke wijze persoonsgegevens worden verzameld;
• Waarvoor uw gegevens worden gebruikt en de rechtsgrond;
• Hoe ze worden beschermd;
• Met wie ze worden gedeeld;
• Of uw persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) worden doorgestuurd; en
• Hoe lang ze worden bewaard.

Vervolgens wordt uitgelegd hoe u uw rechten met betrekking tot de verzamelde informatie kunt uitoefenen.

Deze privacy policy wil u dus helpen om met kennis van zaken beslissingen te nemen over het aan ons bezorgen van uw persoonsgegevens.

UMoveFit kan deze privacy policy op ieder moment wijzigen. UMoveFit zal de laatste versie van de privacy policy op de website www.umovefit.com publiceren. Het is dus aan te raden deze periodiek te bekijken.

Indien ingevolge de toepasselijke wetgeving uw voorafgaandelijke toestemming nodig is voor wijzigingen aan deze privacy policy, zal UMoveFit u contacteren en uw toestemming afwachten.

Deze privacy policy werd voor het laatst op 15 november 2024 aangepast.

1. Welke persoonsgegevens verzamelt UMoveFit?

UMoveFit beperkt de verzameling van persoonsgegevens tot wat noodzakelijk is om te kunnen voldoen aan de hieronder vermelde doeleinden.

UMoveFit verwerkt de volgende persoonsgegevens:

Categorie 1: Klanten en prospects

Voor wat betreft de verwerking van persoonsgegevens van (de contactpersonen van) klanten en prospects:

• Generieke persoonsgegevens: voornaam, naam, desgevallend adres (in geval van particulier), telefoonnummer(s), e-mailadres en functie (in geval van professionele klant);
• Bankgegevens: zoals rekeningnummer (niet van toepassing bij prospects);
• Gedragsgegevens: in het bijzonder behandelgegevens, specifieke trainingsschema’s;
• Profielfoto’s: via boekingstool Trainin – naar keuze;
• Gevoelige/bijzondere gegevens: gelet op de aard van onze activiteiten is het mogelijk dat wij medische gegevens van u gaan verwerken. Deze wordt in ieder geval verwerkt in het kader van de opmaak van een patiëntendossier;
• In het kader van de kinesitherapie-activiteiten verwerken wij ook uw rijksregisternummer, nummer sociale zekerheid, zorgverzekering, naam huisarts, pathologie, geboortedatum, hobby’s/sporten, beroep en familiale situatie voor zover relevant voor ons dossier;
• Het is mogelijk om een account aan te maken op onze website www.umovefit.com. Alsdan verwerken wij in ieder geval uw voornaam, naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, alsook uw wachtwoord.

Categorie 2: Leveranciers en andere zakelijke betrokkenen

Voor wat betreft de verwerking van persoonsgegevens van (de contactpersonen van) leveranciers en andere zakelijke betrokkenen:

• Generieke persoonsgegevens: voornaam, naam, desgevallend adres, telefoonnummer(s), e-mailadres en functie;
• Profielfoto’s: van de onderaannemer (via boekingstool – naar keuze);
• Gedragsgegevens: studies, (werk)competenties van de onderaannemers;
• Bankgegevens: zoals rekeningnummer (in geval van effectieve samenwerking).

Categorie 3: Websitebezoekers en sociale media

Voor wat betreft de verwerking van persoonsgegevens van personen die surfen op de website van UMoveFit en haar socialmediakanalen:

• Bij het inschrijven op de nieuwsbrief worden deze gegevens verwerkt: e-mailadres (waaruit desgevallend ook uw naam afgeleid kan worden);
• Wanneer u gewoon op onze website surft, kan het zijn dat wij gedragsdata vangen zoals uw surfgedrag en IP-adres, doorgaans via cookies;
• Wij kunnen ook gegevens ontvangen door uw interactie op onze socialmediakanalen zoals uw profielgegevens.

Categorie 4: Inschrijvers op een event of webinar

• Generieke persoonsgegevens: zoals voornaam, naam, telefoonnummer en e-mailadres, functie, bedrijfsnaam;
• Informatie die u ons in dit kader meegeeft, bv. een specifieke vraag ter voorbereiding van het event;
• Het is mogelijk dat tijdens het evenement foto- en beeldmateriaal wordt genomen;
• Desgevallend bankgegevens (indien het een betalend event betreft).

In dit kader verwijst UMoveFit eveneens naar haar Cookie Policy dewelke u via deze link kunt raadplegen.

U kan UMoveFit uw persoonsgegevens bijvoorbeeld overgemaakt hebben door op de UMoveFit website te surfen, door ons te e-mailen enz.

Er zijn dus persoonsgegevens die rechtstreeks worden bezorgd, maar er kunnen ook persoonsgegevens automatisch worden verzameld zoals over uw browser, uw interactie op de website, uw IP-adres enz.

Vergeet UMoveFit niet te informeren over een wijziging van uw persoonsgegevens indien deze informatie voor UMoveFit relevant is. UMoveFit streeft er op haar beurt naar om uw persoonsgegevens accuraat te houden.

Indien u bepaalde gegevens niet wenst over te maken, is het mogelijk dat UMoveFit de gevraagde diensten niet (naar behoren) kan uitvoeren.

2. Waarvoor gebruikt UMoveFit uw persoonsgegevens en op basis van welke rechtsgrond?

Precontractuele communicatie en uitvoeren van de klantenovereenkomst

Relevante categorieën: 1 en 3

UMoveFit gebruikt uw persoonsgegevens in de eerste plaats om haar diensten te kunnen aanbieden en in het algemeen voor een degelijk cliëntenbeheer. Zo kan UMoveFit gepast met u communiceren.

Dit dus in het algemeen in het kader van de precontractuele communicatie of om de overeenkomst te kunnen uitvoeren.

Bijvoorbeeld: wij verwerken uw e-mailadres om gepast met u te kunnen communiceren als klant.

In het kader van zorgverlening verwerken wij de meeste gegevens doorgaans op basis van de wettelijke verplichting om een patiëntendossier op te maken.

Indien wij buiten deze context medische gegevens gaan verwerken, is dit op basis van uw toestemming.

Precontractuele communicatie en uitvoeren van de leveranciersovereenkomst

Relevante categorieën: 2 en 3

UMoveFit gebruikt uw persoonsgegevens in de eerste plaats om met u te kunnen communiceren omtrent de diensten of producten die u aanbiedt en in het algemeen voor degelijk leveranciersbeheer.

Dit dus in het algemeen in het kader van de precontractuele communicatie of om de overeenkomst tussen uw onderneming en UMoveFit te kunnen uitvoeren.

Optimalisatie van de diensten, beveiliging en statistieken

Relevante categorieën: 1, 2 en 3

Uiteraard hebben wij het recht om onze tools zoals website en diensten afdoende te beveiligen en optimaliseren. Dit over het algemeen op basis van de gerechtvaardigde belangen van UMoveFit.

Voor de meer dan strikt noodzakelijke cookies zal UMoveFit steeds uw toestemming afwachten. UMoveFit verwijst hiervoor naar de Cookie Policy.

Bijvoorbeeld: wij kunnen surfgedrag op onze website bijhouden teneinde de website-ervaring te optimaliseren.

Marketing door UMoveFit

Relevante categorieën: 1, 2 en 3

Wanneer u een klant bent van UMoveFit, kan uw e-mailadres, voornaam en naam ook gebruikt worden om verdere gelijke of gelijkaardige diensten of producten te promoten of om u te informeren over de sector.

Dit op basis van het gerechtvaardigde belang van UMoveFit. U kan ons steeds vragen om dergelijke informatie niet langer te ontvangen.

In het kader van direct marketing kunt u steeds uw recht van bezwaar laten gelden.

Wanneer u apart zou inschrijven op een nieuwsbrief of promo zonder dat u klant bent, zal uw toestemming voor de verwerking van uw e-mailadres gevraagd worden.

In geval de promo gebaseerd is op toestemming, kunt u UMoveFit op ieder moment verzoeken dergelijke inlichtingen of nieuwsbrieven niet langer te versturen en dus de toestemming intrekken.

De website www.umovefit.com verwerkt marketingcookies. Marketingcookies kunnen steeds geweigerd worden.

Deze marketingcookies kunnen gebruikt worden om digitale advertenties die gelinkt zijn aan de uitgevers van de aanvaarde marketingcookies te tonen op sociale mediaplatformen.

We verwijzen in dit kader graag ook naar onze Cookie Policy.

In het kader van evenementen en webinars

Wij verwerken uw persoonsgegevens om de inschrijving te voltooien, om toegang te verlenen tot het event of webinar, om u hiervan op de hoogte te houden, om u dienaangaande aanvullende informatie te verstrekken en nadien om het event of webinar te evalueren.

In de eerste plaats verwerken wij deze persoonsgegevens op basis van uw verzoek om deel te kunnen nemen aan het event of webinar (uitvoering van overeenkomst), maar desgevallend ook op basis van uw toestemming (bv. nemen van gerichte foto’s), dan wel op uw gerechtvaardigd belang om er onder meer voor te zorgen dat het event of webinar vlot verloopt en voor het weergeven van de sfeer op de website, sociale media en nieuwsbrief (niet-gerichte foto’s).

Wettelijke verplichtingen en vrijwaring van rechten

Relevante categorieën: 1, 2 en 3

Daarnaast gebruikt UMoveFit uw gegevens om te voldoen aan de wettelijke bepalingen die op haar van toepassing zijn.

Bijvoorbeeld: wetgeving omtrent opmaak van facturen.

Bovendien verwerkt UMoveFit uw persoonsgegevens om haar rechten te vrijwaren.

Bijvoorbeeld: in geval van een geschil zal zij uw persoonsgegevens gebruiken om u de nodige correspondentie te sturen.

Wanneer UMoveFit uw gegevens op basis van een andere rechtsgrond, dan wel voor een ander doel zou verwerken, zal u ervoor alle relevante informatie ontvangen en zal uw toestemming hiertoe worden gevraagd indien nodig.

UMoveFit gebruikt geen computergestuurde programma’s om beslissingen met betrekking tot uw persoonsgegevens of profiling te nemen waaraan rechtsgevolgen zijn verbonden of die u anderszins in aanmerkelijke mate kunnen treffen.

3. Welke beschermingsmaatregelen heeft UMoveFit doorgevoerd?

UMoveFit heeft zowel administratieve, organisatorische als technische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen.

Deze maatregelen omvatten onder andere:

• Administratieve maatregelen: zoals het gebruik van paswoorden en geheimhoudingsverklaringen wanneer nodig;
• Organisatorische maatregelen: bijvoorbeeld een gepaste methode van opslag, regelmatige back-ups en het beperken van de toegang tot personen die de gegevens nodig hebben;
• Technische maatregelen: bijvoorbeeld antivirusprogramma’s en beveiliging van netwerkverbindingen door gebruik van een Secure Socket Layer (SSL).

UMoveFit streeft ernaar ook in de toekomst de gepaste maatregelen te nemen, hierbij steeds rekening houdende met de specifieke aard en grootte van haar activiteiten, met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, alsook met de context en de verwerkingsdoeleinden en de qua waarschijnlijkheid en ernst uiteenlopende risico’s voor de rechten en vrijheden van personen.

Wees ervan bewust dat interageren via het internet steeds risico’s met zich meebrengt.

UMoveFit’s website kan links, plug-ins en interfaces naar externe websites bevatten.

Indien u persoonsgegevens aan deze websites overmaakt, zijn de privacyregels van deze websites van toepassing en treden dergelijke partijen in de eerste plaats op als verwerkingsverantwoordelijke en zal het privacybeleid van deze andere partijen dus van toepassing zijn.

4. Met wie deelt UMoveFit uw persoonsgegevens?

UMoveFit deelt uw gegevens verder met partijen die UMoveFit helpen met de uitvoering van haar werking, bijvoorbeeld onderaannemers en IT-providers.

In het bijzonder werkt UMoveFit samen met Trainin, dewelke software ten behoeve van onder meer ledenadministratie, agenda, boekhouding en beheer van sessies en boekingen aanbiedt.

Uw patiëntendossier kan gedeeld worden met andere zorgbeoefenaars zoals wettelijk bepaald alsook kan de nodige informatie gedeeld worden met de zorgverzekeraars en bevoegde autoriteiten zoals gebruikelijk voorzien.

UMoveFit zal uw persoonsgegevens niet verkopen, noch verhuren, verdelen of anderszins commercieel ter beschikking stellen aan derden, behalve zoals bovenstaand beschreven.

UMoveFit maakt met hen de nodige afspraken (bv. door het afsluiten van een verwerkersovereenkomst).

Zij krijgen alleen de gegevens die noodzakelijk zijn om hun dienst te verlenen en mogen deze gegevens enkel in het kader van de uitvoering van hun diensten gebruiken.

Ten slotte worden uw persoonsgegevens gedeeld met de bevoegde autoriteiten ingevolge een gerechtelijk bevel of om te voldoen aan andere dwingende wet- of regelgeving.

UMoveFit zal in redelijkheid pogen u van tevoren hierover te informeren, tenzij dit door een wettelijke beperking niet zou toegestaan zijn.

5. Gaan uw persoonsgegevens buiten de EER?

UMoveFit kan uw persoonsgegevens naar andere landen overdragen.

In geval van overdracht naar landen buiten de EER, zal UMoveFit de nodige maatregelen blijven nemen om uw rechten met betrekking tot persoonsgegevens te garanderen en de veiligheid en integriteit ervan te verzekeren.

Doorgaans worden uw persoonsgegevens buiten de EER overgedragen op basis van een adequaatheidsbeslissing of de standaardclausules zoals goedgekeurd door de Europese Commissie.

6. Hoe lang bewaart UMoveFit uw persoonsgegevens?

UMoveFit zal uw persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is.

Indien u promoties en algemene informatie over de sector via een nieuwsbrief of ander communicatiemiddel ontvangt, worden uw e-mailadres bewaard tot op het moment dat u zich uitschrijft.

Verder bewaart UMoveFit de nodige persoonsgegevens bijvoorbeeld ook om te voldoen aan de wettelijke bepalingen zoals de fiscale bepalingen met betrekking tot de bewaring van gegevens.

UMoveFit kan in het kader daarvan gegevens tot zeven (7) jaar bewaren te rekenen vanaf 1 januari van het volgende jaar.

De Kwaliteitswet bepaalt dat de gezondheidszorgbeoefenaar het patiëntendossier gedurende minimum dertig jaar en maximum vijftig jaar moet bewaren te rekenen vanaf het laatste patiëntencontact.

UMoveFit houdt de nodige gegevens ook bij voor het vrijwaren van haar rechten in geval van geschillen (bv. 10 jaar in het kader van contractuele aansprakelijkheid).

Verder verwijzen wij ook naar de bewaartermijnen vermeld in onze Cookie Policy.

7. Welke rechten heeft u?

U heeft verschillende rechten.

7.1. Recht van toegang en recht om een kopie te bekomen

U kan altijd uw doorgegeven persoonsgegevens opvragen.

UMoveFit stuurt u dan binnen een redelijke termijn en zonder dat u hiervoor hoeft te betalen een kopie.

7.2. Recht op intrekking van toestemming, rectificatie, verwijdering en beperking

Verder kan u ook om een aanpassing of wissing van uw persoonsgegevens verzoeken of een verwerking laten beperken (bijvoorbeeld wanneer UMoveFit de juistheid van uw persoonsgegevens gaat controleren) of uw toestemming intrekken (indien van toepassing).

7.3. Recht van bezwaar

U kan in bepaalde gevallen een bezwaar indienen en UMoveFit dus vragen om te stoppen om bepaalde gegevens te verwerken, wanneer u degelijke en legitieme redenen hebt om dit te doen.

Bijvoorbeeld in het kader van direct marketing.

7.4. Recht op overdraagbaarheid van de gegevens

U hebt het recht om de persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen en om de gegevens aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen.

7.5. Recht om klacht te richten aan de bevoegde autoriteit

Klachten kan u bovendien steeds richten aan de bevoegde autoriteiten.

Voor België is dit de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit.

Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35
1000 Brussel

Tel.: +32 (0)2 274 48 00
Fax: +32 (0)2 274 48 35
E-mail: contact@apd-gba.be

Daarnaast kan u ook een vordering bij de rechtbank instellen.

Dit alles binnen het kader en limieten van de toepasselijke wetgeving.

8. Toepasselijke wet en rechtbank

Op deze privacy policy en het verwerken van de persoonsgegevens is in het bijzonder de Algemene Verordening Gegevensbescherming en aanvullende Belgische wetgeving omtrent de bescherming van persoonsgegevens van toepassing.

Alle geschillen worden bij voorkeur onderling uitgepraat.

Indien dit onmogelijk blijkt, behoren alle geschillen voortvloeiende uit deze privacy policy en het verwerken van persoonsgegevens tot de uitsluitende bevoegdheid van de territoriaal bevoegde rechtbanken en hoven van de maatschappelijke zetel van UMoveFit, tenzij dwingende wetgeving dit zou verbieden.

9. Contactpunt

Hebt u vragen, wenst u een verzoek of een bezwaar met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens of deze privacy policy in te dienen?

Neem dan contact op met UMoveFit via het e-mailadres info@umovefit.com.

U kan UMoveFit ook steeds via gewone post een brief sturen op het adres hierboven vermeld.

UMoveFit zal u zo snel als mogelijk een antwoord bieden en in ieder geval binnen 1 maand.

Uitzonderlijk kan dit langer duren (tot maximum in totaal 3 maanden). Indien dit uitzonderlijk langer duurt, zal UMoveFit u hierover berichten.